DIGITALIZACIÓN
DESTRUCCIÓN Y EMISIÓN DE CERTIFICADO
Contamos con la tecnología necesaria para digitalizar diferentes formatos de documentos, con los equipos necesarios para la destrucción de la documentación escaneada y todo ello sujeto a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
PROTOCOLO DE GESTIÓN Y ACTUACIÓN
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: Norma UNE-ISO/TR 13028 IN
DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL: Norma UNE-EN 15713 e ISO/IEC 21964-1:2018
RECOGIDA Y CUSTODIA
Ranzari ofrece transporte seguro de documentos, utilizando vehículos con caja cerrada independiente. Ranzari realiza almacenamiento y custodia de documentación, física o en medios magnéticos, en una sala de archivo independiente cerrada con llave a la que solo pueden acceder las personas autorizadas.
INVENTARIO Y PREPARACIÓN
En esta fase, se identifican los documentos que se desean digitalizar. Una vez recibidos, se realiza un inventario, que posteriormente se entrega junto con la documentación.
1.- Inventario de la documentación. Desglose por carpetas, subcarpetas y archivos, contando el número de hojas de cada documento.
2.- Evaluación del formato en el que se presenta la documentación.
DIGITALIZACIÓN
En esta fase, se realiza el escaneo, nombramiento y clasificación de los documentos en carpetas.
1.- Se adoptan las medidas necesarias para que el proceso de digitalización se realice de acuerdo con los requisitos técnicos establecidos con el cliente.
2.- Al finalizar el proceso de escaneo de cada documento, se comprueba que el número de lecturas coincida con lo inventariado.
DESTRUCCIÓN
RANZARI ofrece las siguientes posibilidades:
1. Destrucción de la documentación ya digitalizada por RANZARI.
2. Recogida puntual de documentación únicamente para su destrucción en las instalaciones del cliente.
3. Colocación de contenedores de destrucción y reciclaje de papel en los puntos indicados por el cliente, para su posterior recogida y destrucción.
Las condiciones de recogida y custodia son las mismas que para el proceso de Digitalización.
EMISIÓN DE CERTIFICADO DE DESTRUCCIÓN
Una vez concluido el proceso, RANZARI emite un certificado de destrucción al cliente indicando la documentación destruida, fechas y procedimiento realizado. Así mismo, se garantiza el cumplimiento de la normativa que rige la destrucción documental.
RECICLAJE
Se finaliza la operación con la recogida de los residuos generados, por una empresa acreditada como transportista y gestora de residuos sólidos no peligrosos.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
RANZARI cumple con lo establecido en las normativas de protección de datos RGPD 679/2016 y LOPDGDD 03/2018. Todos/as los/as trabajadores/as han firmado los compromisos de confidencialidad y cumplimiento de protección de datos correspondientes. RANZARI realiza periódicamente charlas informativas a los trabajadores/as adscritos a la sección de Digitalización y Destrucción Documental, remarcando la importancia del cumplimento de la cláusula de confidencialidad
Por el transcurso del tiempo la documentación sufre deterioro, además de ser vulnerable ante otros factores externos (hurto, acceso no autorizado, desaparición, ...). El soporte digital protege la información. Con archivos digitales (en la nube, servidores, etc.) se garantiza que toda la información permanece en el tiempo de forma segura. ACCESO A LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO EN LA CONSULTA DE DATOS: Disponer de la documentación en el servidor, facilita su accesibilidad y búsqueda. LIBERACIÓN DE ESPACIO físico y RESPONSABILIDAD MEDIOAMBIENTAL